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预算管理与会计核算的关系(预算会计和财务会计的联系)

1.最基本的原则:如实记录

如实记录企业的经营情况,是最基本也是最重要的。如果企业连财务数据都不能保证真实,那么建立在虚假数据之上的财务分析和预算管理都是没有意义的。

所谓的如实记录,就是遵循会计核算的谨慎性、重要性、及时性、可靠性、可比性、相关性等等,不能高估收入也不能低估成本,从财务数据未被隐藏或是扭曲,这样的数据才能反映企业的真实情况。

并不是报表做的好看、有利润,企业就是真实盈利的。

2.避免两套账

出于逃税、申请贷款和融资等各种目的,中小企业非常容易出现两套账的问题,即对外给税务和银行申报的是一套账,对内给管理层又申报另一套账,两套账的数据差别很大。这种情况下,企业在税务、管理和内控方面都存在重大风险。

基于统一的财务数据,企业可以出具两类财务报表,也就是会计报表和管理报表,两者收入、成本费用、利润的总额基本一致,差别在于管理报表是在管理架构的基础上对财务数据进行重分类,用来区分各产品、业务线、项目、责任中心的业绩。

后一种情况形成的两套账,目的是为了更好的进行分析和管理;前一种情况的两套账,还是需要和管理层阐明风险,加以改善。

3.合理设置会计科目

会计科目设置合理,意味着会计科目不能设置过细也不能设置过粗略。

会计科目设置过细,一些不重要的科目也增加三级或是四级科目进行核算,会认为给核算增加难度。

会计科目设置过粗略,会导致收入、成本费用无法划分清晰,为财务分析和预算管理设置障碍。

应该根据企业实际情况和预算、分析架构设置会计科目,将近似的费用进行归集,将重要的科目进行细分,在方便财务分析的同时尽量避免增加会计核算的难度。

4.核算规则前后一致

会计核算原则前后一致,之前怎样确认收入,后续确认的原则一般情况下不能变更,成本费用计入哪个会计科目,后续发生的相同或是相似的成本费用同样也要计入这个科目。

核算原则一致保证前后数据口径统一,数据符合一贯性原则并且可比,这样在进行财务分析的趋势分析和对比中,不会存在规则不一致导致的异常差异情况。

但如果出现会计政策的变更或是前期使用的规则有误,那么在使用新规则的同时,前期的数据也需要进行调整。

5.核算入账及时性

收入、成本、费用的及时入账,可以最大限度的保证财务数据可以如实反映企业经营情况,避免财务数据的扭曲。

影响及时性的原因有两方面,一方面是相关单据、合同没有及时传递到财务部,另一方面是财务收到相关单据、合同后没有及时入账。如果是传递上的延误,需要调整相关的流程来提升效率,同时也要和各部门明确单据、合同提交的时间点;如果是财务内部的原因,就需要财务负责人加强部门内部的管理。

6.合理利用费用预提

在每年12月底涉及跨年的时候,经常会有费用报销提交不及时、相关流程没走完导致相关单据没有及时传递的情况,这样就会导致一部分费用在月底之前没办法入账。如果这部分费用在次年入账,会导致当年的财务数据不准确,同时也会占用次年预算。

这时可以考虑费用预提,收集相关流程及报销单据(原件来不及邮寄可以使用扫描件或是照片),归集作为预提费用入账,第二年流程审批完毕收到报销单据后再将预提冲销,按照审批后的单据重新入账。这样的好处可以最小程度的避免跨年费用对于预算管理的影响,同时也可以最大限度保持当年数据的准确。

7.收入确认原则准确合理

收入的确认原则,首先应该明确的是,要依据权责发生制,和是否开票无关。收入应该是企业有明确证据证明提供了相关的产品或是服务,产品所有权已经转移或是服务已经履行完毕,在这种情况下,可以约定的价格确认收入。

其次要明确收入的义务是在某一时点完成还是在一段期间内完成,义务在时点完成,那么这个时点就满足了收入确认的条件,在一段期间完成,那么就需要在期间内按照完工率等原则分别确认收入。

最后还要注意,如果一份合同中约定给客户提供不同的服务,那么就需要区分每一项服务对应的合同金额,因为服务涉及的义务履行时间可能不同,导致收入确认的原则也不同。

8.利用合同台账进行收入检查

合同台账是用来记录企业所有收入和支出合同的,合同台账及时登记和更新,这样我们就可以利用合同台账来检查收入确认是否有遗漏。

台账上登记的所有收入合同,依据合同生效的时间、相关条款的约定以及合同金额,综合判断是否需要在本月确认收入、确认多少收入,再将这些数据与入账记录进行对比,查看是否存在遗漏的情况。

9.收入成本的配比原则

在设置收入会计科目的时候,就要依据企业业务实际情况,设置收入对应的相关成本会计科目,将收入与成本进行关联。这样在收入确认的同时,不会遗漏相关的成本确认,保证当月整体的收入成本配比,确保财务数据的准确性、合理性。

10.利用收入成本率检查成本数据

只有将收入成本相关联,这样才能明确划分出每一类收入所对应的成本,计算成本率。

在业务没有太大变动和特殊事件发生的情况下,成本率不会发生异常的波动,基本是趋于平稳的状态,熟悉每类收入的成本率,可以很快的检查当月成本记录是否存在问题,是否有遗漏的情况。

11.会计核算精细化:利用辅助核算

财务分析和预算管理对会计核算的反向要求,就是需要会计核算精细化,并不只是笼统的将企业所有经营数据记录,而是要求一定的精细度来保证提供各维度的数据统计。

例如收入、成本需要明细到每条业务线、每种产品、每个项目;应收应付等往来需要明确到客户或供应商;库存商品区分不同的产品或是项目;费用对应不同的部门和项目;研发支出按照项目进行划分等等。

会计核算的精细化一方面对企业的管理提出要求,组织架构的清晰、分工明确、有项目管理机制,这些是会计核算精细化的一个基础;另一方面对财务人员的专业能力也提出了要求,因为增加了辅助核算,所以要求财务人员更加细致和严谨,对业务有更深的了解,这样才能保证数据入账准确。

12.财务记账有依据

在记账的时候,凭证并不是凭空生成的,而是需要依据相关的原始单据进行记录。

原始单据的存在是为了证明业务的真实性,收入的存在需要双方盖章确认的合同、相应的结算单以及银行回单和发票,费用的真实性需要提供发票以及其他辅助性证据。原始单据需要有关联性,也要确保真实性,形成完整的链条来证明业务的存在。

中小企业经常发生的一种情况就是业务是真实的,可以提供除了发票以外的所有证据来证明,但是因为种种原因,缺少发票,业务人员就找了其他发票进行替换。这种替票的行为在中小企业中特别常见,替票理论上是不符合会计相关原则的,但是又无法完全避免,这种情况下我认为要依据重要性进行判断。小额的替票,可以允许;大额的替票,需要分析对方不能提供发票的原因,寻找其他的解决方法。

13.折旧和摊销的合理

固定资产按月需要计提折旧,无形资产和长期待摊费用均需要按月摊销,这类都属于一次性的支出在合理的期限内分摊确认成本费用,缓解了支出当月的成本压力,同时也让财务数据更趋于合理。

但需要注意几个关键点:固定资产的范围、无形资产的摊销期限、长期待摊费用的界定和摊销期限。

什么情况下可以确认为固定资产,企业需要有一个明确的标准,避免核算人员交替产生标准的变化,例如一些金额不高的设备,前一任会计认为是固定资产,现任会计就直接计入了费用。

无形资产的摊销期限需要有依据,外购的无形资产按照合同期限与能够提供经济利益的期限孰低确定,自研的无形资产,按照相应的产品生命周期进行确定,避免过于乐观的估计,人为的拉长无形资产的摊销期限,从而降低每年的摊销金额,虚增利润。

长期待摊费用同样也存在界定的明确性与摊销期限的一致性,办公场地的装修费作为长期待摊费用,在租赁期限内进行摊销,那么中途发生的大修理费用和二次装修费用是否也要计入长期待摊费用?需要制定明确的核算规则来进行指导。

14.合理计提减值

年度终了的时候,需要依据资产目前的情况进行相应的减值测试,计提减值,这是遵循谨慎性的原则。

例如坏账准备、存货跌价准备、商誉减值,如果目前的情况可以证明应收账款无法收回、存货可变现净值下降、收购的公司盈利能力下降,那么就需要计提相应的减值。

合理计提减值,减值需要有明确证据是一方面,这样保证的是减值金额的合理,另一方面是需要避免漏提减值的情况。有些企业,明明库存积压,只能减价处理,但是寻找各种理由来不提存货跌价准备,目的是为了增加利润,这种漏提减值的情况在上市公司比较常见。

上市公司还有一种情况比较常见,就是在年度内集中大量计提减值,这样虽然当年的利润低,但是次年哪怕利润没有变化,同比也会显示出大额增长,造成企业经营情况良好的假象。

15.财务报表与税务报表保持一致

如果企业不存在两套账的情况,财务报表和税务报表的数据应该是一致的。如果不一致,就存在报税错误或是记账错误,需要进行调整。

会计科目中应交税费销项税额、进项税额、未交增值税等科目的余额,应该和纳税申报表中相应的数据一致,需要每月进行核对,如果有差异,需要寻找差异原因并及时进行调整。

16.关联交易的核对

当企业不只一家法人实体的时候,各子公司之间可能就存在关联交易。

关联交易要同步入账,例如a公司借给b公司200万,在借款的月份,a公司的其他应收款增加200万,b公司的其他应付款也增加200万,这种同步入账才能在合并报表的时候进行抵消,只有一方入账会导致合并报表不准确。

17.现金和银行存款按时对账

现金和银行存款余额,会计账面余额要与银行账户余额和现金余额实时进行对账,保证两者的一致,如果无法做到实时对账,那么在当月做账完毕后至少应该进行核对,进行现金盘点,制作银行余额调节表,保证两者的一致。

这个工作属于财务最基础的工作,但实际上最基础的工作通常会被遗忘。

18.实物的定期盘点

固定资产、存货、低值易耗品,这些都需要定期进行盘点,确认是否存在损耗,检查账上金额是否准确,如果发生损耗,需要查找原因,进行相应的处理。

同时在固定资产、存货、低值易耗品的管理人员发生变更时,也要进行盘点,形成相关的表单进行签字确认,这样可以避免交替过程中管理漏洞所产生的的损失。

19.制定标准化流程和规则

标准化的流程是每个月会计记账和结账的流程,单据怎样在财务部内部进行流动,相关记账和结账的时间点,这些需要明确告知部门内部的人员,方便大家安排工作。

标准化的规则,最重要的是会计核算规则。依据企业实际情况和会计准则,将所有业务的核算编制成明文的标准,在财务部内部进行培训。所有人员均按照统一的规则进行核算,可以保证财务规则的一致性,同时在出现人员交替的时候,减少了交接的时间,新人可以按照核算规则尽快的适应工作。

另一方面是每月按照标准化的清单进行结账前的自查。将所有会计核算中需要关注的情况和需要注意的事项罗列成标准清单,各公司会计按照清单检查记账情况是否有错漏,这种自查的习惯养成,可以加强会计人员的责任感,同时也减轻了复核人员的负担。

20.提成核算人员的专业能力

财务工作的一个特点就是相关的政策和准则在不断的更新,这种情况下就迫使财务人员要不断的学习新的知识,适应新的变化,来确保财务工作的质量。

会计核算的要求提高,就要求相应的会计核算人员具有一定的专业水平,否则无法处理更加复杂的业务核算,也没有办法保证财务数据能够真实的反映业务情况,这样的财务人员没有办法满足企业的需求,最终会被替换。

所以需要更加主动的进行知识的扩充和专业能力的提升,可以应对更加复杂的业务问题,提高财务的核心竞争力。

结束后的碎碎念:有人认为会计核算就是记账,是个很简单的事情。但实际上,随着企业的发展,业务更加复杂,会计核算并不简单。会计核算是其他财务工作的基础,核算的质量会直接影响其他财务工作的质量。相比每月机械的记账出报表,在记账过程中进行更深的思考,寻找记账中不合理的地方并加以改善,这种思考问题和解决问题的能力,才是财务提升的关键。

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