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一个完整的会议流程(带你拆解开会全流程)

同事前段时间想组织一个项目会议,但他没有任何经验,于是跑来向我求助。

我给了他一份开会安排表格,简单讲解几句,让他照着实践一遍,现在他已经可以独立策划一场会议。

大多数人印象里,开会等于拉上几个同事在会议室讨论下,就算完成,但如果想要取得不错的开会效果,这些还远远不够。

运营出身的我,习惯把每一件事情进行拆解,做成模板,当我把这一套运用到开会时,发现意外地好用。今天,就把方法和原理分享给大家。

一、要想掌控开会节奏,写一份开会策划

互联网公司上线一个活动之前,都要求负责人给一份活动策划,但到了安排开会,大多数人却没有写策划的习惯。如果你想要会议更有效率,不妨试着改变一下,写一份开会策划。

活动策划如何来写呢?要点是明确策划的背景、目的、想要达到的效果,再根据具体情况调配人员、物料以及资金资源。

给大家一份策划表参考格式:

1、背景

2、目的

3、预期结果

4、开会主题和时间

5、参会人员通知

6、会议室预约

7、PPT/文件等准备材料

8、饮料和食物准备

9、特殊情况安排

写完之后,对这次开会你会有一个大概的了解,不再慌慌张张,也减少了安排中可能的遗漏事项。

一个完整的会议流程(带你拆解开会全流程) 投稿 第1张

二、不开无目的会议,准备工作要到位

曾在开会时遇到会议室撞期,到会人员不齐,大家没有带解决方案,开会变成指责会……各种各样的尴尬,既影响同事的心情,也偏离会议目标。如果能在开会前做好准备工作,可以极大地避免这类状况。

准备工作可按照开会策划来进行安排。

1、确定参会人员名单,征集大家有空的时间段。

2、预约会议室时间,比开会时间适当延长半个小时到1个小时。

3、将开会背景、开会目的、各部门准备事项群发给参会人员,让大家提前准备。

4、准备PPT、电子文档等基础资料,检查投影仪是否无故障。

5、开会前15分钟,再次提醒大家准时开会,避免开会时间人员不齐。

6、如果开会的时间较长,有预算条件的话,可准备一些下午茶、水果、甜品等。

开会组织人,虽然权力上更大,但也要有服务所有参加会议人的意识,给大家一个舒适的环境,激发思维。

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三、解决问题,共同营造开会氛围

很多时候,我们开会开到一半,没有人说话,或者变成了责骂。为了避免这种情况,在大家都到齐之后,为了促进会议的顺利进行,负责人需要注意流程把控。

1、介绍此次开会的背景和目的。

2、分享准备好的资料,讲述项目情况,以及突破点。

3、让参会人员提出疑问,现场梳理解决方向。

4、欢迎各种脑暴和创意激发,讨论途中禁止责骂和推诿。

5、每开会50分钟,最好休息10分钟左右。

6、每次讨论征集差不多,组织人要进行一个简短的总结发言,然后点明进入下一阶段讨论。

讨论过程中,组织人主要起到开会的推进作用,大家没有想法的时候点出新思路,想法太多时指明先用哪些想法。

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四、总结会议笔记,发给参会人员

其实我刚开始进入职场并没有写会议笔记的习惯,但后来被一位领导强制写会议笔记,之前容易忘事,写了会议笔记之后,再也没有遗漏事情,从此就养成了习惯。

如何写会议笔记?会议笔记不是流水账记录,除了写开会的情况,还应加上可行性建议,方便参会人员找到自己职责范围内的任务,以及下一步行动方向。

接下来给大家一份会议笔记参考模板:

1、会议时间和参会人员

2、会议背景和目的

3、会议主题

4、各方的讨论和建议

5、总结和接下来计划

6、每个人的任务安排

虽然看起来简单,但用起来效果不错,利于同步信息,沟通起来清晰明了。

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五、材料归档,安排下一次开会时间

最好建立一个专门的项目文档,按照阶段和日期,把材料进行归档,这样以后每次需要查阅什么资料,你马上就能找到,节省时间。

在归档环节,如果时间足够,最好总结一下这次开会,你在哪些地方做的好,哪些地方存在不足,下次应该如何改进。

安排了每个人的任务之后,会议组织人还要给出截止时间,负责验收结果,同时安排下一次会议。

结尾

看完以上五步,相信你已经学会怎么安排一次开会。有任何疑问,欢迎在评论区讨论交流。

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